Vi har skrevet og genforhandlet en del af dem. Herunder er de punkter, der giver problemer, når de mangler.
Kort fortalt
Opgaveliste og frekvens er det vigtigste. Alt andet er lettere at rette bagefter
Skriv også ned, hvad der ikke er med. Det er dér, uenighederne opstår
Aftal hvordan I siger til, når noget ikke er i orden, mens I er enige
Opsigelsesvarsel på ejendomsservice er hos os løbende måned plus to måneder
En aftale uden en navngiven kontaktperson i begge ender fungerer sjældent i praksis
1. Opgaverne, opgave for opgave
Det lyder banalt. Det er også det punkt, der oftest er for løst formuleret.
"Rengøring af fællesarealer" er ikke en opgavebeskrivelse. Det er en overskrift. Under den kan der ligge alt fra en gulvvask til afvaskning af postkasser, paneler, vindueskarme og elevatorknapper.
Skriv derfor opgaverne ud. For en trappeopgang kan det se sådan ud:
Trapper og reposer, vask
Gelændere og håndlister, aftørring
Indgangsparti og dørgreb
Postkasser, udvendigt
Vindueskarme i opgangen
Paneler
Elevator, gulv og knapper
Så er der ikke noget at være uenige om senere.
2. Frekvensen for hver enkelt opgave
Ikke for aftalen som helhed. For hver opgave.
De fleste opgaver har forskellig rytme. Trappen skal måske vaskes hver uge, panelerne hver anden måned og vindueskarmene en gang i kvartalet. Står der bare "ugentlig rengøring", er det uklart, om panelerne er med hver gang eller aldrig.
En tabel i aftalen løser det:
| Opgave | Frekvens |
|---|---|
Trapper og reposer | ugentligt |
Gelændere og dørgreb | ugentligt |
Indgangsparti | ugentligt |
Postkasser og paneler | månedligt |
Vindueskarme | hvert kvartal |
3. Hvilke arealer der er med, og hvilke der ikke er
Det er her, de fleste uenigheder rent faktisk opstår.
Er cykelkælderen med? Vaskerummet? Loftsgangen? Trappen ned til fyrrummet? Gårdarealet bag ejendommen?
Skriv begge lister. Både hvad der er omfattet, og hvad der udtrykkeligt ikke er. Den anden liste føles overflødig, når man skriver aftalen, og den er guld værd et år senere.
4. Hvornår arbejdet udføres
For en boligejendom betyder tidspunktet noget for beboerne. Vask af trappe kl. 7 om morgenen på en lørdag er upopulært, uanset hvor godt det bliver gjort.
Aftal et tidsrum frem for et klokkeslæt. "Hverdage mellem kl. 7 og 15" giver fleksibilitet nok til, at ruten kan planlægges, og forudsigelighed nok til, at beboerne ved, hvad de kan regne med.
5. Adgang
Hvem har nøgle eller brik? Hvad sker der, hvis låsesystemet skiftes? Hvor står vandet, og er der en stikkontakt, der virker?
Det virker som detaljer, indtil den dag en medarbejder står uden for en låst dør og kører hjem igen. Så er det en regning for et besøg, der ikke blev til noget, og en samtale, ingen har lyst til.
6. Ekstraopgaver
Der kommer altid noget, der ikke står i aftalen. En kælder, der skal ryddes efter en vandskade. En ekstra rengøring efter en fest i fælleslokalet.
Aftal på forhånd:
Hvem må bestille en ekstraopgave. Kun formanden, eller hele bestyrelsen?
Fra hvilket beløb skal der indhentes godkendelse først?
Hvad er timeprisen på ekstraarbejde?
Hos os ligger viceværtopgaver vejledende på 350–700 kr. ekskl. moms pr. time. Det tal bør stå i aftalen, så ingen skal spørge om det midt i en hastesag.
7. Kontaktpersoner
Én hos jer, én hos os. Med navn og telefonnummer.
I en frivillig bestyrelse skifter posterne, og det er en af de hyppigste grunde til, at en aftale langsomt går i stå: den, der indgik den, er trådt ud, og ingen har overtaget kontakten. Skriv derfor også ned, hvem der skal have besked, når kontaktpersonen skifter.
8. Pris og prisregulering
Prisen skal stå, og det skal også stå, hvornår og hvordan den kan ændres.
Vi ændrer som udgangspunkt ikke prisen de første 12 måneder, og mange af vores kunder fortsætter uændret i 24 måneder eller længere. Når vi regulerer, er det, fordi lønninger, materialer eller transport er steget, ikke efter en fast årlig sats.
For en forening, der lægger budget, er forskellen mellem de to modeller vigtig. En fast årlig regulering på fx 3 % er forudsigelig, men den kommer hvert år, uanset om omkostningerne er steget. En regulering efter behov er sværere at budgettere med, men den kommer sjældnere.
Bed om at få at vide, hvilken model tilbuddet bygger på.
9. Hvordan I følger op
Det punkt, der oftest mangler helt, og som er det vigtigste, når noget går skævt.
Aftal, mens alle er tilfredse:
Hvordan siger I til, når noget ikke er i orden? Mail, telefon, et fast skema?
Hvor hurtigt svarer vi?
Hvornår mødes vi og gennemgår ejendommen sammen? En gang om året er et fornuftigt udgangspunkt for en fast aftale
Hvad sker der, hvis samme problem gentager sig?
En aftale, hvor der ikke står noget om det, ender med, at klager sendes til en mailadresse, og at ingen ved, om de er nået frem.
Opsigelse
Endelig: hvordan kommer I ud af aftalen igen?
Hos os er varslet på ejendomsservice og erhvervsrengøring løbende måned plus to måneder. Siger I op den 10. marts, løber aftalen marts, april og maj.
Et langt varsel er ikke i sig selv dårligt. Det giver begge parter tid til at planlægge, og for os betyder det, at vi kan holde på de medarbejdere, der kender ejendommen. Men I skal vide, hvad det er, før I skriver under.
Skal vi se på jeres nuværende aftale?
Har I en aftale i dag, kan I bruge de ni punkter som tjekliste. Kan I ikke svare på et af dem uden at gætte, er det dér, en fornyelse skal begynde.
Læs mere om, hvad ejendomsservice omfatter , eller se, hvad ejendomsservice koster .
Vil I have et tilbud, der indeholder alle ni punkter, så kontakt os , eller læs mere om vores ejendomsservice i Aarhus .
Om forfatteren
Marin Svast · ejer af NORDISK REN ApS · 15 års erfaring i rengøringsbranchen
Jeg har arbejdet i rengøringsbranchen i mere end 15 år. Erfaringen kommer både fra arbejdet med at drive NORDISK REN ApS og fra tidligere ansættelser i nogle af verdens største virksomheder inden for professionel rengøring og facility service.
Gennem årene har jeg haft mange forskellige typer rengørings- og serviceopgaver, både som medarbejder, ansvarlig og virksomhedsejer. Det har givet et bredt indblik i, hvad der skaber god kvalitet, stabile aftaler og et velfungerende samarbejde mellem kunde og leverandør.
*Senest opdateret 8. september 2026. Senest fagligt gennemgået af Marin Svast.*
Udgivet . Senest opdateret .